Las mejores herramientas y aplicaciones de software de firma electrónica para 2022

Ya sea que necesite firmar un contrato de arrendamiento o venta o redactar un contrato profesional, quedaron atrás los días en que todas las partes involucradas tenían que reunirse cara a cara solo para firmar los documentos oficiales. Claro, en algunas situaciones todavía tiene sentido hacer eso, dependiendo de lo que suceda durante la transacción; es posible que desee recoger sus llaves, por ejemplo. Pero la mayoría de los acuerdos contractuales, formularios y documentos oficiales se pueden firmar digitalmente en la actualidad, tanto en línea como a través de aplicaciones móviles, gracias al software de firma electrónica.

También conocidas como herramientas de firma electrónica, se pueden usar a través de un sitio web, un navegador o una aplicación móvil para firmar documentos digitalmente. Lo que es particularmente bueno acerca de ellos es que hacen que todo el proceso sea mucho más simple y rápido. Es posible firmar un documento legalmente vinculante, de forma remota, mientras las partes están a cientos o incluso miles de kilómetros de distancia. En interés del soporte, reunimos todas las selecciones principales de software de firma electrónica, a continuación, junto con la presentación de algunos de los detalles más finos sobre cada herramienta. ¡Siga leyendo para ver eso y más, como para qué se utilizan más estas herramientas y qué tipo de beneficios puede esperar ver de ellas!

DocuSign

Mujer de DocuSign que usa el teléfono para firmar el documento en el café.
  • Suscripción:anual, mensual
  • Empieza a:$10 por mes (personal), $25 por mes por usuario (empresa)
  • Prueba gratis:30 dias
  • Características premium:Entrega de SMS, información, verificación de identidad y más
  • No todos necesitan una cuenta premium o DocuSign para firmar documentos
  • Las soluciones están disponibles para industrias reguladas como gobierno, salud, etc.
  • Aplicación móvil disponible

Con más de un millón de clientes y firmantes en su haber digital, DocuSign es una de las herramientas y aplicaciones de firma electrónica más frecuentes que existen. Es adecuado para uso personal y comercial, así como para operaciones inmobiliarias y desarrolladores. A diferencia de la mayoría, que tienen pruebas mucho más cortas, DocuSign ofrece una prueba gratuita de 30 días que le permite usar el servicio hasta por un mes completo antes de suscribirse a los servicios premium. Los planes se facturan mensual o anualmente, con descuentos para suscriptores anuales.

En cuanto al servicio, ofrece tanto firmas online, a través de la web, como firmas móviles a través de la app. Por supuesto, eso viene con la gestión del ciclo de vida del contrato y el seguimiento de documentos para cuentas profesionales y comerciales, junto con una serie de otras características. Hay soluciones disponibles si trabaja en industrias reguladas, pero deberá comunicarse directamente con el equipo de ventas para obtener más información.

Todos los usuarios, estén o no suscritos, pueden acceder a los documentos para firmarlos y descargarlos una vez finalizado el proceso. Por lo tanto, incluso si está suscrito y sus clientes o compañeros no lo están, aún pueden firmar e interactuar con los documentos que envía.

Prueba DocuSign

firmar ahora

signNow maqueta de la interfaz de usuario de la aplicación en uso.
  • Suscripción:anual, mensual
  • Empieza a:$ 8 por mes por usuario (personal y comercial)
  • Prueba gratis:7 días
  • Características premium:Plantillas ilimitadas, marca personalizada, envíos masivos, recordatorios y notificaciones, cobro de pagos, documentos condicionales, cumplimiento y seguridad líderes en la industria
  • Los destinatarios pueden iniciar sesión en cualquier dispositivo, sin registro de cuenta ni descarga de aplicaciones
  • Creado para grandes y pequeñas empresas
  • Aplicación móvil intuitiva e integraciones nativas con Salesforce, SharePoint, Microsoft 365 y más

El galardonado proveedor de firmas electrónicas ofrece oportunidades de firma, envío y seguimiento para los clientes y mucho más. signNow ayuda a agilizar los flujos de trabajo de los documentos, lo que facilita el envío, el seguimiento y la gestión de documentos en línea. signNow permite a los usuarios reducir el papeleo, mejorar la colaboración en equipo y acceder fácilmente a los documentos utilizando cualquier computadora de escritorio o dispositivo móvil. A los usuarios se les factura mensual o anualmente, según su elección, con oportunidades de suscripción personal y comercial disponibles. Puede registrarse para una prueba gratuita de 7 días si desea ver cómo funciona todo antes de pagar una suscripción.

signNow se destaca de la competencia por la facilidad de uso de la plataforma, la configuración rápida, el soporte receptivo y las aplicaciones móviles intuitivas, disponibles para dispositivos iOS y Android. No solo es increíblemente fácil de usar, sino que también se integra con docenas de aplicaciones de productividad, servicios de almacenamiento en la nube y CRM. Algunos ejemplos incluyen Salesforce, SharePoint, Google Workspace y más. Además de las opciones de uso personal y comercial, están disponibles las opciones de implementación de SaaS, nube privada y pública.

Como cualquiera de las otras herramientas aquí, cualquier persona puede acceder y firmar un documento que se le ha enviado. No es necesario que sean suscriptores de pago para completar un formulario o firmar un documento.

Prueba signNow

signo de adobe

Banner promocional de Adobe Sign con aplicaciones y herramientas en exhibición.
  • Suscripción:Anual
  • Empieza a:$10 por mes (personal), $17 por mes por usuario (empresas)
  • Prueba gratis:7 días
  • Características premium:Utilice la firma electrónica en Microsoft 365, la consola administrativa, la marca personalizada y más
  • Firme, recopile firmas, rastree tareas, envíe recordatorios y más
  • Herramientas PDF en línea y de escritorio, también firma móvil
  • Cumplimiento específico de la industria, incluidos HIPAA, FERPA, GLBA y más

La herramienta de firma Sign de Adobe está diseñada para ser rápida y fácil de usar. El objetivo es que las personas entren y salgan rápidamente, con firmas completas disponibles al instante. Los documentos PDF de Adobe Acrobat son el formato de firma, como es de esperar. Se puede acceder a ellos desde el escritorio, ya través de la web, o desde el móvil. A los clientes se les factura anualmente, con opciones de cuentas personales y comerciales para elegir. Además, hay una prueba gratuita de 7 días disponible si desea probar el servicio primero.

Debido a la posición y el soporte de Adobe, existen oportunidades de cumplimiento específicas de la industria que se adhieren a HIPAA, FERPA y estándares adicionales. Una consola administrativa le permite personalizar la marca, realizar un seguimiento de las perspectivas y mucho más. La herramienta también se integra con una serie de servicios, incluido Microsoft 365, que en realidad le permite firmar directamente desde la suite ofimática del gigante tecnológico.

Todos los usuarios pueden acceder y firmar documentos desde la plataforma de firma electrónica de Adobe, independientemente de la suscripción o el estado de la cuenta.

Prueba Adobe Sign

Signwell

Aplicación SignWell en uso en una computadora portátil con la pantalla encendida.
  • Suscripción:anual, mensual
  • Empieza a:$8 por mes (personal), $24 por mes (negocio)
  • Prueba gratis:No, pero cuenta limitada gratuita
  • Características premium:Plantillas de documentos, marca personalizada, validación de datos, soporte de firma en persona y más
  • Una cuenta limitada gratuita está disponible con una cantidad fija de documentos por mes
  • Admite firmas de negocios virtuales y en persona
  • Firme directamente dentro de la aplicación o servicio, sin necesidad de software adicional

Diseñado para empresas de todos los tamaños, SignWell ofrece una variedad de opciones de firma, incluidas oportunidades en persona y virtuales. Las cuentas premium pueden crear plantillas de documentos, con una cantidad ilimitada de reutilizaciones, y realizar informes de auditoría con información completamente detallada. La marca personalizada está disponible para todos los documentos, con validación de datos para mayor seguridad.

Una de las características más útiles es la detección automática de líneas en blanco dentro de los documentos para ayudar a determinar rápidamente los lugares para firmar o completar. Todos los usuarios pueden firmar documentos directamente desde la aplicación o el servicio web, sin necesidad de software adicional. Si bien no hay una prueba gratuita, existe la opción de registrarse para obtener una cuenta limitada y gratuita. Las suscripciones premium se facturan mensual o anualmente, con oportunidades personales y comerciales disponibles.

Cuando se envía un documento desde Signwell, todos los usuarios pueden firmar, acceder e interactuar con dicho documento, independientemente del estado de pago.

Prueba Signwell

señalfácil

Mujer que usa Sign Easy en una computadora portátil para firmar documentos.
  • Suscripción:anual, mensual
  • Empieza a:$8 por mes (personal), $25 por mes por usuario (empresa)
  • Prueba gratis:14 dias
  • Características premium:Plantillas ilimitadas, marca personalizada, panel administrativo, integración de Salesforce, autenticación de dos factores para firmantes y más
  • Diseñado específicamente para profesionales y pequeñas empresas.
  • Amplio soporte telefónico y por correo electrónico a través de Signeasy
  • Se integra con Google Workspace, Zapier, Office 365, Salesforce y más

Otro proveedor de firmas electrónicas enfocado en optimizar documentos y flujos de trabajo comerciales, Signeasy ofrece soporte rápido y amigable. Los usuarios pueden firmar documentos a través de la aplicación móvil o el sitio web, y funciona a la perfección con herramientas comerciales adicionales como Microsoft 365, Google Docs, Slack, etc. Tanto las cuentas personales como las comerciales están disponibles, con una prueba gratuita de 14 días para conocer el terreno. A los usuarios se les factura mensual o anualmente, dependiendo de cómo quieras que se haga.

Además de plantillas ilimitadas y uso compartido, marca personalizada y acceso completo a un panel administrativo, la suscripción premium también incluye autenticación de dos factores, incluso para firmantes, fácil acceso a documentos y servicios, y mucho más. Si hay un problema, los extensos canales de soporte telefónico y por correo electrónico están siempre listos.

Cualquiera puede acceder y firmar documentos que se envían desde Signeasy, incluidos los usuarios que no tienen una cuenta premium.

Prueba Signeasy

PandaDoc

Imagen de documentos de firma de PandaDoc con interfaz de usuario.
  • Suscripción:anual, mensual
  • Empieza a:Gratis, $19 por mes por usuario (empresa)
  • Prueba gratis:14 dias
  • Características premium:Plantillas, editor de arrastrar y soltar, análisis de documentos, soporte por chat y correo electrónico las 24 horas, los 7 días de la semana, y más
  • La cuenta gratuita permite firmas legalmente vinculantes ilimitadas, cargas ilimitadas, pagos y acceso a aplicaciones móviles
  • Maneja propuestas, cotizaciones, contratos, firmas electrónicas, formularios y más
  • Se integra con docenas de herramientas como Salesforce, HubSpot, Zapier, Google Docs y más

Diseñado para equipos y empresas que se mueven rápidamente, a escala, PandaDoc es una solución de firma electrónica increíblemente sofisticada con algunas funciones bastante impresionantes. Para empezar, todos los usuarios pueden registrarse para obtener una cuenta gratuita con acceso a firmas legalmente vinculantes ilimitadas, cargas ilimitadas de documentos a la nube, así como acceso al sistema de pagos y la aplicación móvil. Una cuenta comercial premium agregará soporte adicional, como acceso a la creación de plantillas, el editor de arrastrar y soltar y análisis de documentos. PandaDoc también brinda soporte por chat y correo electrónico las 24 horas del día, los 7 días de la semana, siempre y cuando haya un problema.

Los usuarios recibirán una factura mensual o anual, según el plan que prefieran. Las cuentas premium son principalmente para uso comercial, pero los usuarios individuales y personales pueden actualizar para acceder a las funciones adicionales. También hay disponible una prueba gratuita de 14 días para acceso premium. El servicio es bueno para propuestas, cotizaciones, contratos, formularios y mucho más. La integración de aplicaciones y herramientas de terceros es posible a través de Salesforce, Zapier y más.

Todos los usuarios pueden acceder al contenido de PandaDoc independientemente del estado de la suscripción. Esto facilita el envío de documentos a todos los clientes y la recopilación de firmas para transacciones comerciales.

Prueba PandaDoc

¿Qué es el software de firma electrónica?

El software de firma electrónica es un término general que se refiere a las herramientas de firma digital o firma electrónica, que pueden o no facilitar las transacciones remotas. En otras palabras, existen diferentes tipos de software y no todos se utilizan de la misma manera. Por ejemplo, las herramientas legales aún pueden requerir que ambas partes estén presentes en el momento de la firma, solo hace que el proceso sea más rápido y reduce el uso de papel y documentos físicos. Otras herramientas admiten firmas remotas a grandes distancias, ya sea en línea o mediante una aplicación móvil.

Sin embargo, no subestime el valor de los procesos de firma de documentos sin papel. Ahorra mucho tiempo firmando digitalmente. Los documentos no tienen que ser físicamente impresos, transportados, manipulados o incluso archivados una vez finalizada la transacción. La mayoría de esas tareas se realizan al instante. Además, los documentos extraviados son mucho más fáciles de reubicar cuando se guardan digitalmente, utilizando los protocolos adecuados. También es más fácil para los equipos legales localizar a las partes involucradas o identificar firmantes morosos.

¿Se reconocen oficialmente las firmas digitales?

Gracias a la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) y la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (E-SIGN),aprobado en 1999 y 2000, las firmas digitales y electrónicas son reconocidas tanto oficial como legalmente. Siempre que ambas partes acuerden utilizar firmas electrónicas, el contrato o documento es vinculante.

¿Para qué se utiliza mejor el software de firma digital?

Nada y todo. Pero para ser más específicos, el software de firma digital y firma digital es mejor para uso comercial y profesional, incluida la firma de documentos legalmente vinculantes. Las herramientas pueden usarse para firmar un contrato de trabajo o autónomo, para redactar un acuerdo contractual entre dos partes para ventas o intercambios, y mucho más. Los proveedores de atención médica utilizan herramientas de firma electrónica para retener la información de los pacientes y registrar la autorización. Incluso los proveedores de tarjetas de crédito y de pago permiten firmas electrónicas para compras.

¿Las herramientas de firma electrónica son para uso personal o profesional?

Las herramientas de firma electrónica ofrecen soporte para ambos tipos de usuarios, profesionales y personales. En la mayoría de los casos, si es un trabajador autónomo o un contratista, por ejemplo, puede utilizar las herramientas para enviar una cantidad limitada de documentos de forma gratuita. Una suscripción premium le brindará acceso ilimitado y una gran cantidad de otras funciones. Mientras que los usuarios comerciales pueden suscribirse para desbloquear el soporte para un equipo completo, generalmente facturado por usuario.

Es importante tener en cuenta que si le envían un documento para firmar desde cualquiera de estos servicios, no tiene que pagar para firmar los formularios. Una suscripción también cubre a los firmantes, y el creador del documento original es quien paga por el acceso. Cuando el documento esté firmado por todas las partes, también debería poder descargarlo para sus registros.

¿Cuáles son los beneficios del software de firma electrónica?

El uso de herramientas de firma digital o electrónica tiene muchos beneficios, pero el más importante es el ahorro de tiempo y la comodidad que ofrecen. Por supuesto, algunos de los otros beneficios incluyen:

  • Los documentos digitales son mucho más baratos de mantener
  • Es mejor para el medio ambiente
  • Experiencia de usuario mejorada que es fácil de entender y usar
  • Seguridad confiable, especialmente con documentos encriptados
  • Seguimiento más fácil de los participantes o del progreso
  • Acceso siempre activo y desde cualquier lugar
  • Mejor organización y seguimiento de documentos con menos documentos perdidos

¿Hay alguna desventaja en el software de firma electrónica?

Hay advertencias sobre el uso de herramientas de firma electrónica si las cosas no se manejan adecuadamente. Por ejemplo, una de las principales preocupaciones es si el servicio o el software cumplen o no con las últimas leyes de firma electrónica. Si un documento se firma con una herramienta que no está a la altura, cuando se produce un problema, los tribunales pueden anular el contrato. Por lo tanto, es muy importante asegurarse de que las herramientas que utiliza sean compatibles.

Además, debido a que estamos hablando de tecnología y soluciones digitales, siempre existe la posibilidad de vulnerabilidades de software. Las partes no autorizadas o los malos actores pueden obtener acceso a documentos que no están debidamente protegidos. También es difícil rastrear cambios menores en un documento digital a veces, lo que significa que una o más partes podrían cambiar el idioma a su favor.

Dicho esto, todas estas desventajas potenciales pueden remediarse mediante una cuidadosa consideración, vigilancia y el seguimiento de los protocolos de seguridad adecuados. La conveniencia y la facilidad de uso a menudo superan ampliamente los riesgos potenciales involucrados, especialmente considerando que el software de firma electrónica y las herramientas de documentos digitales implementan medidas de seguridad confiables.

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